Нотариус, опираясь на обращение командира борта об инциденте, который случился во время плавания либо стоянки, занимается формированием документа о морском протесте. Он заверяется печатью и росписью специалиста, который занимается данным процессом. Нотариус проводит нужные исследования, опрашивает командира и свидетелей из судовой команды, количество которых должно быть не меньше двух человек. При условии, когда определённые участники экипажа становятся очевидцами событий, имеющих отношение к делу, но о которых капитан не осведомлён, их информация имеет важное значение.
Рассматриваемый акт обладает задачей максимального обеспечения полных сведений, касающихся факторов инцидента и оснований, повлекших его развитие, в том числе сведений о полученном вреде и о необходимых действиях, направленных на его устранение либо снижение.
Если гражданин обратился с вышеуказанным заявлением в российский порт, то акт составляется нотариусом, а если в иностранный то, тогда лицом консульского учреждения России, либо лицом иностранного государства, имеющим на это соответствующие полномочия.
Документ о морском протесте включает себя дословные сведения свидетелей и капитана. Внимание следует обратить на достоверность сведений, записанных со слов вышеупомянутых лиц. Показания участников экипажа проходят сверку с судовым журналом. Если имеются расхождения, то записывается их причина. В случае потери или гибели судового журнала в заявлении о протесте указываются информация, по которой это произошло.
При наличии других документов, имеющих отношение к делу, в морской протест они не включаются. Однако, могут быть использованы для предоставления доказательств в судебном процессе.
В акт о протесте включается следующая информация:
— личные данные лица, уполномоченного проводить акт;
— название учреждение, в котором происходит процесс;
— дату составления документа;
— точный период времени прибытия борта;
— номер, под которым зарегистрировано место прибытия борта;
— личные данные и место жительства командира борта;
— название борта и данные человека, являющегося его владельцем;
— изложение случившихся событий инцидента и информацию о том, какие действия были приняты для его заверщения;
-описание доказательств, которые исследовало лицо, занимающееся составлением акта о протесте;
— личные данные, место жительство, должность свидетелей;
— содержание показаний свидетелей;
— личные данные должностного лица Консульства РФ и его роспись, печать.
Акт оформляется в двух экземплярах. Один находится у капитана, второй направляется в консульство, и к нему прилагается заявление вышеназванного лица и выписка из журнала судна.