Нотариус обладает полномочиями оставлять у себя на сохранение документы. Отметим тот факт, что этот процесс разрешен выполнять только нотариусам. Под термином документ подразумевается запечатлённые на носителе данные и сведения, позволяющие их распознать.
В наше время предоставить на сохранение можно сведения, выраженные на бумаге с нанесёнными на ней тем или иным способом изображениями. Другими словами, сохранению подлежит любой документ на материальном носителе. Нотариусы не принимают документы, которые отображены в электронном виде, так как такой порядок принятия документов законодательством не предусмотрен.
Для принятия бумаг на сохранение предварительно необходимо составить ведомость в двух экземплярах, в которую записываются перечень принятых документов. Одна ведомость остаётся в нотариальном деле, а другая передаётся человеку, который является владельцем документов. В ведомости указывается следующая информация:
— личные данные специалиста, который проводит рассматриваемое нотариальное действие или название нотариальной конторы в том случае, если она является государственной;
– личные данные владельца документов;
– любые сведения, благодаря которым можно распознать документ. К примеру, ими могут являться название, дата подписания или составления, номер, оглавление.
— внешний вид документа на момент передачи;
Последний пункт является крайне обязательным и необходимым элементом составляемой ведомости. Это происходит потому, что нотариусу по завершению периода сохранения необходимо совершить возврат документа в таком же виде, как и при поступлении на хранение. Два экземпляра ведомости необходимо подписать всеми участниками процесса.
Закон позволяет принимать на сохранение бумаги без составления ведомостей. В этом случае предварительно перед передачей документов, их необходимо упаковать надлежащим образом. Такую упаковку подписывает и ставит на неё печать нотариус.
Характерной чертой получения бумаг на сохранение без ведомости является то, что нотариус при таком условии несет ответственность только лишь за целостность упаковки, а при принятии документов по описи – за их сохранность.
Для того, чтобы подтвердить факт получения нотариусом бумаг, оформляется свидетельство о принятии документов.
Принятые на сохранение бумаги возвращаются владельцу по окончании времени хранения, либо заранее в том случае, если человек, который оставил документы, предоставит в контору соответствующее заявление.
Принятые документы могут выдаваться нотариусом не только лицу, который является их владельцем, но и его представителю по предъявлению им свидетельства о принятии бумаг на сохранение и ведомости. Перед тем как произвести возврат документов, нотариус проводит сверку предъявленного свидетельства и ведомости с содержанием таких же документов, находящихся в нотариальном деле.
После того, как человек получил возврат документов, находившихся на сохранении у нотариуса, он оформляет расписку о получении документов и передаёт её нотариусу.